属人化のリスクと改善方法

よくある属人化のパターン

属人化とはいっても、いろいろなパターンがありますよね。ここではよくある例を3つ挙げます。
1つめは、特定の人しかその業務について知らないパターンです。社内で少人数でしかその業務ができない、といった状況を引き起こしています。

2つめは各個人によって業務の進め方が異なっているパターンです。手順書やマニュアルが無く、個人の経験によって行われていることが多い業務が当てはまります。

3つめはシステムの属人化です。特定の人しかシステムを触ることができず、周りの人が仕組みを理解していないというパターンです。これはシステムのブラックボックス化とも言われます。

属人化によって生じるリスク

では、属人化によってどんなリスクがあるのでしょうか。
先述したよくある3つのパターンから、想定されるリスクを挙げてみました。

①特定の人しかその業務ができない場合

まず考えられるリスクとして、その人が休んだり異動した際に誰も対応できないということが挙げられます。これはよく聞くケースです。
かといって誰かに引き継いでもまた同じことの繰り返しになってしまうため、属人化しない仕組みを整えることが大切なのではいかと思います。

②各個人によって業務の進め方が異なる場合

この場合、業務のスムーズさに関わってきます。
例えば何か申請業務があった場合、フォーマットが各個人で違っていて確認する人が大変であるとか、必要な情報が足りていなくて差し戻しが多発するといったことが起こりかねません。
これではミスによって業務に時間がかかってしまい、効率化もできません。

③システムがブラックボックス化している場合

これは①と同じく、その人以外に誰も対応できないということが起こります。
また、システムを触れる人が急にいなくなってしまった際、最悪の場合再度システムを検討する必要があるかもしれません。それは余分なコストですよね。そうならないためにもシステム選定や要件定義はしっかりと行っておきたいところです。

属人化が起こる理由とは？

属人化の原因としてよく挙げられるのは情報共有不足です。業務の進め方だけでなく、その業務に伴う注意事項やノウハウなども含めて、その人しか知らないことが増えてしまうことで起こります。

また、業務に専門性があるということも理由として挙げられます。
専門性が必要な業務はすぐにスキルが身につくわけではなく、教育にも時間がかかるため、すぐに対応できず後回しになってしまっていることがあります。
手順書やマニュアルも作成しにくく、個人の技量に頼ってしまっているため属人化してしまいます。

このような属人化を防ぐには、業務を可視化させることが良い方法なのではないかと思います。よくある方法は、業務をフローにすることでプロセスを可視化させるという方法です。
その際に今までの運用を見直してもう少し手順をシンプルにしたりするなど、運用を確定させるきっかけになるのではないでしょうか。

属人化を防ぐシステムって？

業務プロセスを可視化する1つの方法として、Power Appsをご紹介します。
Power Appsはローコードアプリ開発ツールです。パッケージではなく開発ツールであるため、要件に応じたアプリやシステムが構築可能です。今回は属人化を防ぐための方法として、Power Appsの「ビジネスプロセスフロー」という機能をご紹介します。

上の画像の赤い枠で囲んでいる部分が、「ビジネスプロセスフロー」と呼ばれるPower Appsで使用できる機能です。業務の流れをステージとして切り分け、ステージごとに必要な入力・アクションを定義することができます。
例えば画像にある承認業務のフロー化では、見積作成、次に部長承認、その次に社長承認というステージを作成しています。下の画像のように「次のステージ」ボタンを押すと次の部長承認ステージへ進むという仕組みです。

この機能を使用することで業務プロセスを可視化することができます。このフローの通りに業務を進めれば良いので属人化を防ぐことができ、業務の品質も平準化されます。

また、この機能はプログラミングスキル要らずで実装できるため、要件さえ固めてしまえばすぐに作成できます。このような高品質な機能がローコードで実装できるPower Apps、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。